FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was unsere Kunden häufig wissen möchten.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist mehr als nur eine einfache Tätigkeitsbestätigung. Es liefert detaillierte Informationen über Aufgaben, Kompetenzen, Leistungen und Ihr Sozialverhalten. Daher ist es so wichtig zu verstehen, worauf Sie bei einem Arbeitszeugnis achten müssen.
In unseren FAQs finden Sie die wichtigsten Antworten.
Was kostet es, ein Arbeitszeugnis schreiben zu lassen?
Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Bei Privatkunden ist eine vorherige Prüfung des Sachverhalts zur Bestimmung des Arbeitsaufwands unbedingt nötig. Bei Firmenkunden gilt es zu erörtern, welche Art Zeugnis Sie benötigen und wie der Zeugniserstellungsprozess in Ihrem Unternehmen abläuft bzw. ablaufen soll.
Kommen Sie gerne auf uns zu, wir beraten Sie umfassend und stehen Ihnen bei der Implementierung eines Arbeitszeugnismanagements zur Verfügung und stimmen gemeinsam mit Ihnen Aufwand und Honorar ab.
Wann wird ein Arbeits- bzw. Zwischenzeugnis benötigt?
Ein Arbeitszeugnis wird ausgestellt, wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet oder das Ende absehbar ist. Wer ein Arbeitsverhältnis aufkündigt, sollte zeitnah ein Arbeitszeugnis beim Arbeitgeber einfordern. Das Arbeitszeugnis hat für künftige Bewerbungen eine große Bedeutung, daher ist es ratsam, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber erstellen zu lassen.
Dieses informiert den zukünftigen Arbeitgeber darüber, wo der bisherige Arbeitsplatz war. Zudem ist es ein Leistungsnachweis mit Hinweisen zu Motivation, Fähigkeiten und erworbenen Fachkenntnissen. Damit ist es ein unverzichtbares Dokument in den Bewerbungsunterlagen, welches nicht nur belegt, dass ein Beschäftigungsverhältnis vorgelegen hat, sondern auch Rückschlüsse auf Verhalten und Arbeitsleistung erlaubt.
Eine Zwischenbeurteilung kann ausgestellt werden, wenn die Führungskraft wechselt und/oder ein Positionswechsel stattfindet, oder eine Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses durch beispielsweise Elternzeit oder Sabattical geplant ist. Oft wird in diesen Fällen ein Zwischenzeugnis ausgestellt.
Auch einfach nur auf Wunsch der Mitarbeitenden kann die Firma Zwischenzeugnisse ausstellen, ist aber nicht dazu verpflichtet.
Unser Rat: Fordern Sie unabhängig von Art und Dauer der Beschäftigung immer ein Arbeitszeugnis und in den o.g. speziellen Fällen ein Zwischenzeugnis an.
Habe ich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist in Deutschland durch §109 Gewerbeordnung und §630 BGB -Pflicht zur Zeugniserteilung- klar geregelt.
§109 macht deutlich, dass
(1) der Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis hat. Das Arbeitszeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Arbeitszeugnis) erstrecken.
(2) Das Arbeitszeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
(3) Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.
Die Rechtsprechung behandelt die Erstellung bzw. den Anspruch als Holschuld des Arbeitnehmers. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verfällt am Ende des dritten Jahres nach Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis.
Auch eine kurze Beschäftigungsdauer hat keinen Einfluss auf diesen Anspruch, sofern eine Beurteilung der fachlichen und persönlichen Fähigkeiten möglich erscheint.
Besonderes Augenmerk möchten wir auf das Wort „verlangen“ (von uns fett markiert) richten. Die meisten Zeugnisse in Deutschland sind daher „qualifizierte“ Zeugnisse.
Kann ein Arbeitszeugnis auch selbst erstellt werden?
Grundsätzlich kann ein Arbeitszeugnis selbst verfasst werden. Wichtig ist natürlich, sich mit dem Arbeitgeber abzustimmen, damit das Arbeitszeugnis nach der Erstellung auch unterschrieben wird. Oft wird sogar vom Arbeitgeber die Bitte geäußert, das Arbeitszeugnis selbst zu verfassen. Wir wissen aus unserer täglichen Erfahrung, wie tückisch die Botschaften in einem Arbeitszeugnis sein können. Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, sollte eine gute Kenntnis der Zeugnissprache vorliegen und auch darüber, wie sie angewendet werden kann. Sonst besteht die Gefahr, dass aus Versehen ein zu schlechtes oder unglaubwürdiges Zeugnis entsteht.
Wenn ein eigener Zeugnisentwurf vorgelegt werden darf, ist das eine einmalige Chance, das Arbeitszeugnis genauso zu formulieren, wie es für die eigene berufliche Laufbahn optimal wäre.
Wie können die Noten in einem Arbeitszeugnis formuliert/erkannt werden?
Viele Formulierungen in Arbeitszeugnissen können direkt mit bestimmten Noten in Verbindung gebracht werden. Die häufigste Vorgehensweise ist die Verwendung von Verstärkern wie „stets“ und dessen Synonyme, „sehr“, oder „in guter/bester Weise“, oder „in hohem/höchsten Maße“. Darüber hinaus gibt es noch weitere Techniken, die ein Zeugnis auf- bzw. abwerten können.
Kann ich mein Arbeitszeugnis überprüfen und überarbeiten lassen?
Sie haben von Ihrem derzeitigen Arbeitgeber bereits ein Arbeitszeugnis oder auch ein Zwischenzeugnis erhalten und möchten nun sichergehen, dass Ihr Arbeitszeugnis Ihren Leistungen und Ihrem Verhalten in fairer Weise gerecht wird. Gerne prüfen wir den Notenspiegel und den Inhalt auf Vollständigkeit und Richtigkeit, basierend auf Ihren Angaben und Informationen.
Erstellen Sie Arbeitszeugnisse auch in englischer Sprache?
Ja, aber…
Die Nachfrage bei unseren Kunden nach englischen Zeugnissen steigt. Selbstverständlich erstellen wir Ihr Arbeitszeugnis auch in englischer Sprache.
Es gilt allerdings einige Aspekte zu bedenken, bevor der Wunsch in die Tat umgesetzt werden sollte.
Die deutsche Zeugnisphilosophie sowie die juristischen Hintergründe der deutschen Zeugnissprache und -technik sind international wenig bekannt. Juristisch sind viele Fragen zum Arbeitszeugnis in Englisch noch offen. International üblich sind Empfehlungsschreiben (Reference Letter), die wir für Sie bei Bedarf – auf der Grundlage Ihrer Angaben – ebenfalls erstellen können.
Falls Sie ein Zeugnis in Englisch wünschen – unsere Empfehlung: Es sollte immer auch ein korrespondierendes Zeugnis in deutscher Sprache geschrieben werden und zudem im englischsprachigen Zeugnis darauf verwiesen werden, dass in Zweifelsfällen der deutsche Text gilt.
Schreiben Sie auch Referenzschreiben/Empfehlungsschreiben?
Ja, das machen wir.
Für Empfehlungsschreiben gelten andere Gepflogenheiten als für Arbeitszeugnisse. Dennoch gibt es naturgemäß etliche Gemeinsamkeiten. Empfehlungsschreiben sind nicht durch Gesetz und Rechtsprechung reguliert, daher können wir hier viel freier und persönlicher schreiben. Bei Referenz- oder Empfehlungsschreiben werden die wichtigsten Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen für ein ganz bestimmtes Berufsfeld in den Vordergrund gerückt und verbessern in vielen Fällen die beruflichen Chancen.
In manchen Berufsfeldern ist ein Empfehlungsschreiben eine gute Wahl, zum Beispiel für Freelancer und freie Mitarbeiter sowie für Leiharbeitskräfte.
Schreiben Sie Zeugnisse auch für Privatkunden?
Ja, wir schreiben auch für Privatkunden Zeugnisse. Schicken Sie uns eine E-Mail, sprechen Sie uns an, oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Nach einem ersten Informationsaustausch können wir unseren Aufwand abschätzen und Ihnen ein Angebot machen.
Schreiben Sie auch österreichische und schweizerische Arbeitszeugnisse?
Ja, die schreiben wir auch. Sowohl die Zeugnissprache als auch die rechtlichen Grundlagen in der Schweiz und in Österreich gleichen bzw. ähneln denen in Deutschland. Es gibt allerdings einige Besonderheiten, die wir dabei zu beachten haben.
Welche Informationen sollte ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beinhalten?
Während ein einfaches Arbeitszeugnis nur die Tätigkeiten und die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses darstellt und somit eigentlich nur ein Tätigkeitsnachweis ist, enthält ein qualifiziertes Arbeitszeugnis detaillierte Informationen zu Tätigkeiten und Kompetenzen der zu beurteilenden Person sowie eine detaillierte Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.
Welche Inhalte muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthalten?
Das qualifizierte Arbeitszeugnis muss laut gesetzlicher Vorgabe den gesamten beruflichen Werdegang innerhalb des Unternehmens widerspiegeln. Der Umfang des Textes orientiert sich grob an der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und umfasst meist ein bis zwei Seiten, kann aber auch länger sein.
Die meisten Arbeitszeugnisse folgen zudem einem allgemein üblichen strukturierten Aufbau, der heutzutage zumeist als Standard angesehen wird, obgleich es nirgendwo strikte Vorschriften bezüglich Länge und Gliederung eines Zeugnisses gibt.
1. Die Überschrift (Zeugnis, Arbeitszeugnis, Dienstzeugnis, Zwischenzeugnis, Praktikumszeugnis, Ausbildungszeugnis…)
2. Die Einleitung
persönliche Daten des Arbeitnehmers und die aktuell bzw. zuletzt ausgeübte Position
im Abschlusszeugnis Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
im Zwischenzeugnis Eingrenzung des Beurteilungszeitraums
3. Der Unternehmenstext (sachlich-informative Vorstellung des Unternehmens, optional)
4. Die Beschreibung der Tätigkeit und ggf. des beruflichen Werdegangs im Unternehmen
zu empfehlen ist eine kurze Darstellung bisher durchlaufener Positionen (Eintritt bis aktuell)
Auflistung der Tätigkeiten in der aktuell ausgeübten Position
5. Leistungsbeurteilung (plus Führungsleistung bei disziplinarischen und/oder fachlichen Führungskräften sowie Projektleitern)
Damit das Arbeitszeugnis als vollständig gilt, sind alle Beurteilungskriterien zu berücksichtigen: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung (Softskills und Belastbarkeit), Fachwissen und Weiterbildungsbereitschaft, Arbeitsweise, Erfolg (qualitativ, quantitativ und Zielerfüllung), ggf. Führungsleistung
6. Nennung besonderer Erfolge/Verdienste/Leistungen/Stärken (optional, aber bei längeren Beschäftigungsverhältnissen wichtig und zu empfehlen)
7. Zusammenfassende Leistungsbeurteilung
8. Verhaltensbeurteilung (persönliches/soziales Verhalten)
zu Internen, zu Externen und allgemein
9. Ausstellungsgrund für Zwischenzeugnis oder Endzeugnis
10. Schlussformulierung: Bedauern (nur im Endzeugnis), Dank und Zukunftswünsche (auch im Zwischenzeugnis)
11. Ort, Datum, Unterschrift
Firmenname mit vollständiger Firmierung und ggf. auch mit Firmenanschrift, falls nicht bereits an anderer Stelle auf dem Template angegeben
Gibt es formale Anforderungen an ein Zeugnis?
Wir Zeugnisschreiber halten uns an übliche und weit verbreitete Konventionen, die nur zum Teil durch Gesetz und/oder höchstrichterliche Rechtsprechung geregelt sind. Arbeitszeugnisse sind Urkunden und sollten eine gewisse Form wahren. Dementsprechend halten wir die Beachtung folgender Gepflogenheiten für sinnvoll:
Der Ausdruck sollte auf Firmenpapier erfolgen
Adressfeld – falls auf dem Firmenbogen vorhanden – immer leer lassen
Zeugnisse besser nicht knicken/falten
Beim Zeugnisversand: Verstärkter DIN A4 Umschlag und Begleitschreiben
Bei mehrseitigen Zeugnissen sollten die Seitennummern vermerkt werden (Kopf-/Fußzeile: Seite 2 zum Zeugnis für…)
Einheitliches Schriftbild (Font) – durchgängig gleiche Schriftgröße
Besser keine Hervorhebungen (F K U) und im Fließtext Klammern, Abkürzungen und Gänsefüßchen so gut es geht vermeiden
Für den Fließtext ist der Blocksatz weiter verbreitet als die linksbündige Formatierung
Für Auflistungen sind Bullet Points bzw. Spiegelstriche zu empfehlen; linksbündiger Text sieht hier besser aus; bitte auch hier sehr sparsam umgehen mit F K U, Klammern, Abkürzungen und Gänsefüßchen; am besten dies auch hier ganz vermeiden
Automatische Silbentrennung besser ausschalten; ggf. ganze Worte trennen, keine Silben (also Abteilungs-leiter, nicht Abtei-lungsleiter); ggf. gerne auch Satzumstellungen vornehmen, um große Wortabstände (beim Blocksatz) zu vermeiden
Unterschrieben wird das Arbeitszeugnis vom Vorgesetzten und ggf. von der Personalabteilung
Paraphieren ist unüblich bei Zeugnissen
Hinweis:
Unsere Aussagen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern spiegeln unsere praktische Erfahrung und berufliche Auffassung als Zeugnis-Ghostwriter wider. Für verbindliche juristische Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.